จัดอันดับความสำคัญ

ปัญหาส่วนใหญ่ของคนทำงานก็คือ การนำงานที่ต้องรับผิดชอบ มาปนรวมกันโดยไม่แบ่งความสำคัญของงาน ทำให้สับสนใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญจริง และ พลาดโอกาสที่จะสร้างสรรค์งานสำคัญๆ เราจึงขอแนะนำวิธีการจัดอันดับความสำคัญง่ายๆ ดังนี้
1. ให้แบ่งงานที่ต้องรับผิดชอบออกเป็น 4 หมวด ตามความเร่งด่วนกับความสำคัญของตัวงาน ได้แก่
  A - งานด่วนและสำคัญ เช่น งานที่กำลังถูกตามโดยลูกค้าคนสำคัญ
  B - งานไม่ด่วนแต่สำคัญ เช่น การเขียนรายงานส่งหัวหน้า
  C -  งานด่วนแต่ไม่สำคัญ เช่น การตอบอีเมล, การส่ง fax
  D - งานไม่ด่วนและไม่สำคัญ เช่น การจัดโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย
(หมายเหตุ : ความด่วนหรือความสำคัญของงานขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละท่าน)

2. เทคนิคสำคัญขั้นต่อไปก็คือ ให้พยายามจัดการงานในหมวด C เป็นอันดับแรกเนื่องจากความเร่งด่วน และเพราะความไม่สำคัญนี่เองที่ทำให้เราสามารถที่จะจัดการให้เสร็จโดยเร็วที่สุด ใช้เวลาน้อยที่สุด เพื่อที่จะมีเวลาให้กับหมวด A อย่างเต็มที่ (เพราะงานหมวด A มักจะเป็นผลงานที่ชี้เป็นชี้ตายต่ออนาคตของเรา) หลังจากนั้นจึงหาเวลาจัดการกับหมวด B และ D ตามเวลาเหมาะสม (ถึงจะไม่สำคัญแต่ก็สามารถส่งผลต่องานสำคัญในอนาคตได้เช่นกัน)
การจัดอันดับความสำคัญของงานคือหัวใจของการบริหาร เป็นการจัดสรรเวลาให้ตัวเราเองสามารถจัดการกับงานต่างๆได้อย่างดีที่สุดภายใต้เวลาที่จำกัด ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารที่เก่งๆ หรือ ผู้ที่จัดการกับชีวิตตนเองได้ดี ล้วนเข้าใจถึงประโยชน์ของการจัดอันดับความสำคัญทั้งสิ้น

HUG magazine vol.11 October 2009